De onde vem essa expansão
A primeira razão é a falta de um limite. Enquanto o prazo está distante, a tarefa existe como uma nuvem sem forma: não está claro o que significa terminá-la, e qualquer melhoria parece válida.
A segunda é o planejamento de trás para a frente. Não calculamos "quanto tempo é necessário", mas "quando é a entrega", e ajustamos o ritmo à data. Daí o padrão conhecido: três semanas de silêncio e duas noites de trabalho.
Revisões sem fim, experimentar fontes diferentes, ler referências extras. Sempre aparece algo para fazer
Fica claro na hora o que é essencial e o que é enfeite. Quase sempre fica pronto no prazo
A terceira razão é o perfeccionismo sem fim. Se o critério de conclusão não foi definido, a sensação de "já está bom" assume esse papel - e chega mais tarde quanto mais tempo sobra.
Como dar forma à tarefa
Defina o que significa terminar. Não "fazer uma apresentação", mas "10 slides, cada um com uma ideia". Assim, o trabalho termina por um critério claro, não por uma sensação.
Estabeleça um prazo mais curto. Um prazo interno 1-2 dias antes do prazo real elimina o tempo extra que a expansão poderia consumir.
Divida em blocos de uma hora. Uma hora é um intervalo útil: dá para perceber se você está avançando ou polindo algo sem importância.
Deixe as pontas soltas para depois. É útil colocar em uma lista separada as pequenas coisas que surgem no fim e resolvê-las de uma vez, em vez de fazer isso ao longo do caminho.
Uma ressalva importante: isso funciona com tarefas que têm um resultado claro. Quando a tarefa exige pesquisa e reflexão, um prazo mais curto não acelera as coisas - apenas reduz a qualidade, e é importante diferenciar uma coisa da outra com honestidade.
Mais uma observação prática: o que não queremos começar tende mais a se expandir. Uma tarefa com um primeiro passo desagradável se cobre de preparação, e a preparação parece trabalho, embora não seja.
Por que uma tarefa ocupa todo o tempo disponível?
O que ajuda a evitar que uma tarefa se expanda?
Fontes
- A observação de que o trabalho se expande até preencher o tempo disponível foi formulada por Cyril Northcote Parkinson em 1955 como um ensaio irônico, não como uma lei mensurada. Os efeitos de prazos rígidos foram estudados em pesquisas comportamentais: prazos curtos melhoram a conclusão no prazo, mas, em tarefas que exigem encontrar uma solução, podem reduzir a qualidade
A seguir na série “Preguiça e motivação”
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