Skąd bierze się rozrastanie
Pierwszy powód to brak granicy. Dopóki termin jest odległy, zadanie istnieje jak bezkształtna chmura: nie wiadomo, co uznać za gotowe, a każde ulepszenie wydaje się zasadne.
Drugi to planowanie od końca. Nie szacujemy, ile czasu potrzeba, tylko kiedy trzeba oddać pracę, a potem dopasowujemy tempo do daty. Stąd znajomy schemat: trzy tygodnie ciszy i dwie noce pracy.
Niekończące się poprawki, testowanie kolejnych czcionek, czytanie dodatkowych źródeł. Praca zawsze znajdzie sobie coś do roboty.
Od razu widać, co jest konieczne, a co tylko ozdobą. Prawie zawsze udaje się skończyć na czas.
Trzeci powód to perfekcjonizm bez wyznaczonego końca. Jeśli nie określisz, co oznacza gotowość, tę rolę przejmuje poczucie, że jest już wystarczająco dobrze, a ono pojawia się tym później, im więcej czasu zostaje w zapasie.
Jak nadać zadaniu formę
Określ, po czym poznasz gotowość. Nie „zrobić prezentację”, lecz „10 slajdów, na każdym jedna myśl”. Wtedy praca kończy się według jasnego kryterium, a nie odczucia.
Wyznacz krótszy termin. Wewnętrzny termin o 1-2 dni wcześniejszy od prawdziwego zabiera zapas, w który może uciec rozrastanie się zadania.
Podziel pracę na godzinne odcinki. Godzina to wygodny odcinek: widać, czy posuwasz sprawę do przodu, czy tylko polerujesz coś nieistotnego.
Odłóż drobiazgi na później. Rzeczy, które pojawiają się pod koniec, warto zapisywać na osobnej liście i zrobić je za jednym razem, zamiast zajmować się nimi po drodze.
Ważne zastrzeżenie: ta metoda działa przy zadaniach z jasno określonym rezultatem. Tam, gdzie potrzebne są poszukiwania i namysł, krótszy termin nie przyspiesza pracy, tylko obniża jakość - i warto uczciwie rozróżniać te sytuacje.
Jeszcze jedna obserwacja z praktyki: częściej rozrastają się zadania, których nie chce się zaczynać. Nieprzyjemny pierwszy krok obrasta przygotowaniami, a przygotowania wyglądają jak praca, choć nią nie są.
Dlaczego zadanie zajmuje cały wyznaczony na nie czas?
Co pomaga powstrzymać rozrastanie się zadania?
Źródła
- Obserwację, że praca wypełnia czas przeznaczony na jej wykonanie, sformułował Cyril Northcote Parkinson w 1955 roku w ironicznym eseju, a nie jako prawo potwierdzone pomiarami. Skutki rygorystycznych terminów badano w badaniach behawioralnych: krótkie terminy poprawiają terminowość wykonania, ale w zadaniach wymagających znalezienia rozwiązania mogą obniżać jakość
Dalej w serii „Lenistwo i motywacja”
5 artykułów w całości na stronie, jeszcze 5 w aplikacji
