Da dove nasce la dilatazione
La prima ragione è la mancanza di un confine. Quando la scadenza è lontana, il compito esiste come una nuvola senza forma: non è chiaro che cosa significhi aver finito, e ogni miglioramento sembra sensato.
La seconda è pianificare a partire dalla scadenza. Non stimiamo «quanto ci vorrà», ma «quando va consegnato», e adeguiamo il ritmo alla data. Da qui il solito schema: tre settimane di silenzio e due notti di lavoro.
Correzioni senza fine, prove di font, lettura di fonti aggiuntive. Il lavoro trova sempre qualcosa con cui tenerti occupato.
È subito chiaro che cosa è indispensabile e che cosa è solo un abbellimento. Quasi sempre è pronto in tempo.
La terza ragione è il perfezionismo senza fine. Se non hai definito il criterio per considerare concluso il lavoro, a decidere è la sensazione che sia «abbastanza buono», e arriva tanto più tardi quanto più tempo hai a disposizione.
Come dare forma a un compito
Definisci che cosa significa aver finito. Non «preparare una presentazione», ma «10 slide, ognuna con un'idea». Così il lavoro finisce in base a un criterio chiaro, non a una sensazione.
Stabilisci una scadenza più breve. Una scadenza interna di 1-2 giorni prima di quella reale elimina il tempo extra in cui la dilatazione può infilarsi.
Dividi il lavoro in blocchi di un'ora. Un'ora è un intervallo pratico: ti permette di capire se stai andando avanti o stai perfezionando qualcosa di irrilevante.
Lascia il superfluo per dopo. È utile mettere in un elenco separato le piccole cose che emergono alla fine e occuparsene tutte insieme, invece di farle strada facendo.
Una precisazione importante: questo metodo funziona con i compiti che hanno un risultato chiaro. Quando serve cercare e riflettere, una scadenza più breve non accelera il lavoro, ma riduce semplicemente la qualità, e conviene distinguere onestamente le due cose.
Un'altra osservazione pratica: tendono a dilatarsi soprattutto le cose che non vuoi iniziare. Un compito con un primo passo sgradevole si ricopre di preparativi, e la preparazione sembra lavoro anche quando non lo è.
Perché un compito occupa tutto il tempo che gli è stato assegnato?
Che cosa aiuta a non far dilatare il lavoro?
Fonti
- L'osservazione secondo cui il lavoro si dilata fino a occupare tutto il tempo che gli è stato assegnato fu formulata da Cyril Northcote Parkinson nel 1955 in un saggio ironico, non come legge misurata. Gli effetti delle scadenze rigide sono stati studiati nella ricerca comportamentale: le scadenze brevi migliorano il completamento nei tempi previsti, ma nei compiti che richiedono di trovare una soluzione possono ridurre la qualità
Il seguito della serie «Pigrizia e motivazione»
5 articoli per intero sul sito, ancora 5 nell'app
