Mistä paisuminen johtuu
Ensimmäinen syy on rajojen puuttuminen. Kun määräaika on kaukana, tehtävä on kuin muodoton pilvi: ei ole selvää, mikä lasketaan valmiiksi, ja jokainen parannus tuntuu tarpeelliselta.
Toinen syy on suunnittelu määräajasta taaksepäin. Emme arvioi, ”kuinka paljon aikaa tarvitaan”, vaan ”milloin työn on oltava valmis”, ja sovitamme tahdin päivämäärään. Siitä syntyy tuttu kaava: kolme viikkoa hiljaisuutta ja kaksi yötä töitä.
Loputtomia korjauksia, eri fonttien kokeilua ja ylimääräisten lähteiden lukemista. Työlle löytyy aina jotain tekemistä
Heti on selvää, mikä on välttämätöntä ja mikä vain koristetta. Työ valmistuu lähes aina ajoissa
Kolmas syy on päättymätön perfektionismi. Jos valmista ei ole määritelty, sen paikan ottaa tunne ”nyt tämä on tarpeeksi hyvä” - ja se tulee sitä myöhemmin, mitä enemmän aikaa on käytettävissä.
Näin annat tehtävälle muodon
Määritä, miltä valmis näyttää. Älä ”tee esitystä”, vaan ”tee 10 diaa, joissa jokaisessa on yksi ajatus”. Silloin työ päättyy selkeän kriteerin, ei tunteen perusteella.
Aseta lyhyempi määräaika. Sisäinen määräaika 1-2 päivää ennen varsinaista määräaikaa poistaa ylimääräisen ajan, johon työ voisi paisua.
Pilko työ tunnin osiin. Tunti on sopiva jakso: siinä huomaa, eteneekö työ vai hiotko jotain epäolennaista.
Jätä viimeistely myöhemmäksi. Lopussa esiin tulevat pienet asiat kannattaa koota erilliselle listalle ja hoitaa kerralla, ei työn lomassa.
Tärkeä varaus: tämä toimii tehtävissä, joiden lopputulos on selkeä. Kun tehtävä vaatii etsimistä ja pohtimista, lyhyempi määräaika ei nopeuta työtä, vaan heikentää laatua - ja nämä kaksi asiaa on hyvä erottaa rehellisesti.
Yksi käytännön havainto vielä: useammin paisuvat tehtävät, joita ei huvita aloittaa. Epämiellyttävän ensimmäisen askeleen ympärille kertyy valmistelua, ja valmistelu näyttää työltä, vaikka sitä se ei ole.
Miksi tehtävä vie kaiken sille varatun ajan?
Mikä auttaa estämään tehtävän paisumisen?
Lähteet
- Havainnon siitä, että työ täyttää sille varatun ajan, muotoili Cyril Northcote Parkinson vuonna 1955 ironiseksi esseeksi, ei mitatuksi laiksi. Tiukkojen määräaikojen vaikutuksia on tutkittu käyttäytymistieteissä: lyhyet määräajat parantavat työn valmistumista ajoissa, mutta ratkaisun etsimistä vaativissa tehtävissä ne voivat heikentää laatua
Seuraavaksi sarjassa ”Laiskuus ja motivaatio”
5 artikkelia kokonaan sivustolla, vielä 5 sovelluksessa
