อะไรทำให้งานขยายตัว
สาเหตุแรกคือการไม่มีขอบเขต ตราบใดที่กำหนดส่งยังอยู่ไกล งานก็เหมือนก้อนเมฆไร้รูปร่าง มองไม่ออกว่าอะไรจึงจะเรียกว่าเสร็จ และการปรับปรุงอะไรก็ดูเหมาะสมไปหมด
สาเหตุที่สองคือการวางแผนจากกำหนดส่ง เราไม่ได้คิดว่า“ต้องใช้เวลานานแค่ไหน”แต่คิดว่า“ต้องส่งเมื่อไร”แล้วปรับจังหวะการทำงานให้เข้ากับวันนั้น จึงเกิดรูปแบบที่คุ้นเคย นิ่งเงียบสามสัปดาห์แล้วทำงานสองคืน
แก้แล้วแก้อีกไม่รู้จบ ลองเปลี่ยนฟอนต์ไปเรื่อยๆอ่านแหล่งข้อมูลเพิ่ม งานก็หาสิ่งให้ตัวเองทำจนได้
เห็นทันทีว่าอะไรจำเป็นและอะไรเป็นแค่ของประดับ เกือบทุกครั้งจะเสร็จทันเวลา
สาเหตุที่สามคือความสมบูรณ์แบบที่ไม่มีจุดสิ้นสุด ถ้าไม่ได้กำหนดเส้นชัยไว้ ความรู้สึกว่า“ดีพอแล้ว”จะเข้ามารับหน้าที่แทน และความรู้สึกนั้นจะมาช้าลงเมื่อมีเวลาเหลือมากขึ้น
ทำอย่างไรให้งานมีรูปทรง
กำหนดว่าเสร็จคืออะไร อย่าบอกว่า“ทำงานนำเสนอ”แต่ให้ระบุว่า“มี10สไลด์แต่ละสไลด์มีหนึ่งประเด็น”แบบนี้งานจะจบตามเกณฑ์ที่ชัดเจน ไม่ใช่ตามความรู้สึก
ตั้งกำหนดเวลาให้สั้นลง กำหนดส่งภายในใจที่เร็วขึ้น1-2วันจะตัดเวลาส่วนเกินที่งานอาจขยายไปกิน
แบ่งงานเป็นช่วงละหนึ่งชั่วโมง หนึ่งชั่วโมงเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสม เพราะจะเห็นว่างานกำลังคืบหน้าหรือคุณกำลังขัดเกลาสิ่งที่ไม่สำคัญอยู่
เก็บเรื่องเล็กไว้ทำทีหลัง เรื่องเล็กๆที่โผล่ขึ้นมาตอนท้ายควรจดไว้ในรายการแยก แล้วจัดการรวดเดียวแทนที่จะทำไปเรื่อยๆระหว่างทาง
ข้อควรระวังสำคัญคือวิธีนี้ใช้ได้กับงานที่มีผลลัพธ์ชัดเจน แต่ถ้างานต้องค้นคว้าและใช้ความคิด การลดกำหนดเวลาไม่ได้ทำให้เร็วขึ้น แค่ลดคุณภาพลง และควรแยกสองเรื่องนี้ให้ตรงไปตรงมา
อีกข้อสังเกตจากการใช้งานจริงคืองานที่เราไม่อยากเริ่มมีแนวโน้มจะขยายตัวมากกว่า งานที่มีขั้นตอนแรกอันไม่พึงประสงค์จะถูกห่อหุ้มด้วยการเตรียมตัว และการเตรียมตัวก็ดูเหมือนเป็นงานทั้งที่ไม่ใช่
ทำไมงานจึงใช้เวลาทั้งหมดที่กำหนดไว้
อะไรช่วยไม่ให้งานขยายตัว
แหล่งอ้างอิง
- ข้อสังเกตว่างานจะขยายจนเต็มเวลาที่กำหนดไว้ถูกเสนอโดยไซริล นอร์ธโคต พาร์กินสันในปี1955ในรูปแบบบทความเชิงเสียดสี ไม่ใช่กฎที่ผ่านการวัดผล งานวิจัยด้านพฤติกรรมได้ศึกษาผลของกำหนดเวลาที่เข้มงวด พบว่ากำหนดเวลาสั้นช่วยให้ทำงานเสร็จตรงเวลามากขึ้น แต่สำหรับงานที่ต้องค้นหาวิธีแก้ปัญหาอาจทำให้คุณภาพลดลง
ถัดไปในซีรีส์ “ความขี้เกียจและแรงจูงใจ”
ฉบับเต็มบนเว็บไซต์ 5 บทความ และอีก 5 บทความในแอป
