De onde vem este crescimento
A primeira razão é a falta de limites. Enquanto o prazo está longe, a tarefa existe como uma nuvem sem forma: não é claro o que conta como concluído, e qualquer melhoria parece fazer sentido.
A segunda é planear a partir do fim. Não calculamos «quanto tempo é preciso», mas «quando é para entregar», e ajustamos o ritmo à data. Daí o padrão conhecido: três semanas de silêncio e duas noites de trabalho.
Revisões sem fim, experimentar todos os tipos de letra, ler fontes adicionais. O trabalho encontra maneiras de se manter ocupado
Fica logo claro o que é essencial e o que é apenas decoração. Quase sempre fica pronto a tempo
A terceira razão é o perfeccionismo sem fim à vista. Se não definiste a linha de chegada, o sentimento de «já está bom» assume o controlo e chega mais tarde quanto mais tempo tiveres disponível.
Como dar forma a uma tarefa
Define o que significa estar concluído. Não «fazer uma apresentação», mas «10 diapositivos, cada um com uma ideia». Assim, o trabalho termina segundo um critério claro, não por sensação.
Define um prazo mais curto. Um prazo interno 1-2 dias antes do prazo real elimina o tempo extra que a tarefa poderia consumir.
Divide a tarefa em blocos de uma hora. Uma hora é um intervalo útil: consegues perceber se estás a avançar ou a aperfeiçoar algo sem importância.
Deixa as pontas soltas para depois. É útil colocar numa lista separada as pequenas coisas que surgem no fim e tratá-las de uma só vez, em vez de as resolver pelo caminho.
Uma ressalva importante: isto funciona com tarefas que têm um resultado claro. Quando uma tarefa exige pesquisa e reflexão, um prazo mais curto não acelera o processo, apenas reduz a qualidade, e é importante distinguir honestamente uma coisa da outra.
Mais uma observação prática: é mais provável que se expandam as coisas que não queremos começar. Uma tarefa com um primeiro passo desagradável fica coberta de preparação, e a preparação parece trabalho, embora não o seja.
Porque é que uma tarefa ocupa todo o tempo que lhe foi atribuído?
O que ajuda a impedir que uma tarefa se expanda?
Fontes
- A observação de que o trabalho se expande até preencher o tempo que lhe foi atribuído foi formulada por Cyril Northcote Parkinson em 1955 como um ensaio irónico, não como uma lei medida. Os efeitos de prazos rigorosos foram estudados em investigação comportamental: prazos curtos melhoram a conclusão atempada, mas, em tarefas que exigem encontrar uma solução, podem reduzir a qualidade
A seguir na série «Preguiça e motivação»
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