Honnan jön a feladat felduzzadása
Az első ok a határ hiánya. Amíg messze a határidő, a feladat formátlan felhőként létezik: nem világos, mit tekints késznek, és minden javítás indokoltnak tűnik.
A második az, hogy a határidőtől visszafelé tervezünk. Nem azt becsüljük meg, hogy „mennyi idő kell”, hanem azt, hogy „mikor kell leadni”, majd ehhez a dátumhoz igazítjuk a tempót. Innen a jól ismert minta: három hét csend és két éjszaka munka.
Végtelen javítgatás, betűtípusok végigpróbálása, fölösleges források olvasása. A munka mindig talál magának elfoglaltságot.
Azonnal látszik, mi elengedhetetlen, és mi csak díszítés. Szinte mindig elkészül időre.
A harmadik ok a nyitott végű perfekcionizmus. Ha nincs kimondva, mitől kész valami, a „már elég jó” érzése veszi át a szerepet, ez pedig annál később érkezik meg, minél több idő áll rendelkezésre.
Hogyan adj formát a feladatnak
Nevezd meg, mitől kész. Ne azt mondd, hogy „készíts prezentációt”, hanem azt, hogy „10 dia, mindegyiken egy gondolat”. Így a munka egyértelmű szempont, nem pedig érzés alapján ér véget.
Szabj rövidebb határidőt. A valódi határidőnél 1-2 nappal korábbi belső határidő elveszi azt a tartalékot, amelybe a feladat felduzzadása belefolyhat.
Bontsd egyórás részekre. Egy óra kényelmes időegység: ennyi idő alatt látszik, hogy haladsz-e, vagy lényegtelen dolgokat csiszolgatsz.
Hagyd későbbre a maradékot. A végén felmerülő apróságokat érdemes külön listára gyűjteni, és egyszerre elintézni, nem pedig menet közben.
Fontos megjegyzés: ez a módszer olyan feladatoknál működik, amelyeknek egyértelmű eredménye van. Ahol keresésre és átgondolásra van szükség, a rövidebb határidő nem gyorsít, csak rontja a minőséget - ezt érdemes őszintén megkülönböztetni.
Egy további gyakorlati megfigyelés: gyakrabban duzzad fel az, amit nem akarunk elkezdeni. A kellemetlen első lépéssel járó feladatot előkészületek borítják be, és az előkészület munkának látszik, holott nem az.
Miért tart egy feladat a rendelkezésre álló teljes időig?
Mi segít megelőzni, hogy a feladat felduzzadjon?
Források
- A megfigyelést, miszerint a munka kitölti a számára kijelölt időt, Cyril Northcote Parkinson 1955-ben ironikus esszéként fogalmazta meg, nem mérhető törvényként. A szigorú határidők hatását viselkedéstudományi kutatások vizsgálták: a rövid határidők javítják az időben történő teljesítést, de a megoldáskeresést igénylő feladatoknál ronthatják a minőséget
A sorozat folytatása: „Lustaság és motiváció”
5 cikk teljes terjedelmében az oldalon, még 5 az alkalmazásban
