Varför jobbet sväller
Den första orsaken är att det saknas en tydlig gräns. När deadline ligger långt bort finns uppgiften som ett formlöst moln: det är oklart vad som räknas som klart, och varje förbättring verkar motiverad.
Den andra är att planera bakifrån från slutdatumet. Vi uppskattar inte "hur lång tid det behövs", utan "när det ska lämnas in", och anpassar tempot efter datumet. Därifrån kommer det välbekanta mönstret: tre veckors tystnad och två nätters arbete.
Oändliga ändringar, olika typsnitt att prova och extra källor att läsa. Jobbet hittar alltid något att sysselsätta sig med
Det blir genast tydligt vad som är nödvändigt och vad som bara är pynt. Nästan alltid klart i tid
Den tredje orsaken är perfektionism utan slutpunkt. Om kriteriet för att vara klar inte är definierat tar känslan av "tillräckligt bra" över, och den infinner sig desto senare ju mer tid du har tillgodo.
Så ger du uppgiften form
Definiera vad som är klart. Inte "göra en presentation", utan "10 bilder, var och en med en tanke". Då tar arbetet slut enligt ett tydligt kriterium, inte efter en känsla.
Sätt en kortare deadline. En intern deadline 1-2 dagar före den riktiga tar bort den extra tid där jobbet kan svälla.
Dela upp i entimmespass. En timme är ett praktiskt intervall: då märker du om du kommer framåt eller putsar på något oviktigt.
Spara småsakerna till senare. Små saker som dyker upp på slutet kan du lägga i en separat lista och ta itu med i ett svep, i stället för längs vägen.
En viktig reservation: metoden fungerar för uppgifter med ett tydligt resultat. När en uppgift kräver efterforskning och eftertanke gör en kortare deadline inte arbetet snabbare, utan sänker bara kvaliteten - och det är viktigt att skilja på de två.
En annan praktisk observation: det som vi inte vill börja med sväller oftare. En uppgift med ett obehagligt första steg omges av förberedelser, och förberedelser ser ut som arbete även när de inte är det.
Varför tar en uppgift hela den tid som avsatts för den?
Vad hjälper dig att hindra en uppgift från att svälla?
Källor
- Observationen att arbete fyller den tid som avsatts för det formulerades av Cyril Northcote Parkinson 1955 som en ironisk essä, inte som en uppmätt lag. Effekterna av strikta deadlines har studerats inom beteendeforskning: korta deadlines förbättrar att uppgifter blir klara i tid, men kan sänka kvaliteten i uppgifter som kräver att man hittar en lösning
Nästa i serien ”Lathet och motivation”
5 artiklar i sin helhet på webbplatsen, 5 till i appen
