Waarom werk uitdijt
De eerste reden is het ontbreken van een grens. Zolang de deadline ver weg is, bestaat de taak als een vormeloze wolk: het is onduidelijk wanneer ze af is, en elke verbetering lijkt de moeite waard.
De tweede reden is plannen vanaf de deadline. We schatten niet in «hoe lang het duurt», maar «wanneer het af moet zijn», en passen ons tempo aan die datum aan. Vandaar het bekende patroon: drie weken stilte en twee nachten werk.
Eindeloos bijschaven, allerlei lettertypes proberen, extra bronnen lezen. Het werk vindt zelf manieren om bezig te blijven
Je ziet meteen wat essentieel is en wat versiering is. Bijna altijd is het op tijd af
De derde reden is perfectionisme zonder eindpunt. Als niet is bepaald wanneer iets af is, neemt het gevoel dat iets «goed genoeg» is die rol over - en dat gevoel komt later naarmate je meer tijd over hebt.
Zo geef je een taak vorm
Benoem waaraan je ziet dat iets af is. Niet «een presentatie maken», maar «tien dia's, elk met één gedachte». Dan eindigt het werk bij een duidelijke norm, niet bij een gevoel.
Stel een kortere deadline. Een interne deadline die 1-2 dagen eerder valt dan de echte, haalt de extra tijd weg waarin het werk kan uitdijen.
Verdeel het werk in blokken van een uur. Een uur is een handig tijdsblok: je ziet dan of je vooruitgaat of iets onbelangrijks aan het oppoetsen bent.
Bewaar losse eindjes voor later. Kleine dingen die aan het einde opduiken, kun je het best op een aparte lijst zetten en in één keer afhandelen, in plaats van tussendoor.
Een belangrijke kanttekening: dit werkt bij taken met een duidelijk resultaat. Waar je moet zoeken en nadenken, versnelt een kortere deadline niets - hij verlaagt alleen de kwaliteit, en dat verschil moet je eerlijk onder ogen zien.
Nog een observatie uit de praktijk: vooral taken waar je niet aan wilt beginnen, dijen uit. Een taak met een vervelende eerste stap raakt bedolven onder voorbereiding, en voorbereiding lijkt op werk, ook al is het dat niet.
Waarom neemt een taak alle beschikbare tijd in beslag?
Wat helpt om te voorkomen dat een taak uitdijt?
Bronnen
- De observatie dat werk de beschikbare tijd volledig opvult, werd in 1955 door Cyril Northcote Parkinson geformuleerd in een ironisch essay, niet als een gemeten wet. De effecten van strakke deadlines zijn onderzocht in gedragswetenschappelijk onderzoek: korte deadlines verbeteren het op tijd afronden, maar kunnen bij taken waarvoor je een oplossing moet vinden de kwaliteit verlagen
Volgende in de serie ‘Luiheid en motivatie’
5 artikelen volledig op de site, nog 5 in de app
