事情为什么会膨胀
第一个原因是缺少边界。截止期限还很远时,任务就像一团没有形状的云:不知道做到什么程度才算完成,而每一次改进看起来都很有必要。
第二个原因是从截止日期倒推计划。我们估算的不是“需要多长时间”,而是“什么时候交”,然后根据日期调整节奏。于是就有了熟悉的模式:三周没有动静,最后熬两个晚上。
给一周
没完没了地修改,反复挑字体,阅读额外资料。工作总能找到事情可做。
给两小时
哪些是必需的,哪些只是装饰,马上就清楚了。几乎总能按时完成。
第三个原因是没有终点的完美主义。如果没有明确的完成标准,“已经够好了”的感觉就会接手,而可用时间越充裕,这种感觉来得越晚。
如何给任务划定边界
明确完成标准。 不要说“做一份演示文稿”,而要说“做10张幻灯片,每张只讲一个要点”。这样,工作会按照明确标准结束,而不是凭感觉结束。
设定更短的期限。 把内部截止日期设在真正期限前1到2天,能消除那些会被事情膨胀吞掉的额外时间。
按一小时拆分。 一小时是很实用的时间段:你能看出事情是在推进,还是只是在打磨无关紧要的地方。
把零碎事项留到最后。 最后冒出来的小事,可以放进单独的清单,集中一次处理,而不是边做边处理。
有一个重要的前提:这个方法适用于结果明确的任务。对于需要查找和思考的任务,缩短期限不会让事情更快,只会降低质量,这两者需要诚实地区分开。
实践中还有一个观察:不想开始的事情更容易膨胀。第一步让人不舒服的任务,会被各种准备工作包围,而准备看起来像是在工作,其实并不是。
测测自己1 / 2
为什么任务会用完分配给它的全部时间?
什么能防止事情膨胀?
来源
- “工作会膨胀到填满分配给它的时间”这一观察,是西里尔·诺斯科特·帕金森于1955年在一篇讽刺性文章中提出的,并非经过测量验证的定律。行为研究考察过严格期限的影响:较短的截止期限能提高按时完成率,但对于需要寻找解决方案的任务,可能会降低质量。
“懒惰与动力”系列的下一篇
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