Co je chyba plánování

Chyba se obvykle vysvětluje nezkušeností, ale tady jde o něco jiného. V pokusech měli lidé odhadnout termín své práce a potom přesně stejné práce někoho jiného. Vlastní termín odhadli znatelně optimističtěji, přestože o úkolu věděli totéž.

Rozdíl vzniká kvůli úhlu pohledu. O vlastní práci člověk přemýšlí zevnitř: představuje si sled kroků, z nichž každý vypadá rychle. O cizí práci přemýšlí zvenčí a vybavuje si, jak takové úkoly obvykle dopadají.

Pohled zevnitř téměř vždy vykreslí hladký scénář. Chybí v něm nemocný kolega, zapomenuté schválení, poškozený soubor a tři maličkosti, které se objeví poslední den. Každá maličkost je sama o sobě nepředvídatelná, ale dohromady jsou zcela předvídatelné.

Praktický postup nespočívá ve zlepšování odhadu, ale ve změně úhlu pohledu. Místo otázky „Jak dlouho mi to potrvá?“ si polož jinou: „Jak dlouho takové úkoly obvykle trvají lidem jako já?“ Druhá otázka téměř vždy přinese přesnější odpověď.

Tento postup má nepříjemnou vlastnost: přináší nepříjemné odpovědi. Odhad zvenčí je obvykle delší než ten, který je v plánu uvést, a proto ho snadno odmítneš s vysvětlením, že „v našem případě je to jinak“. Právě v tomto kroku se postup obvykle rozpadá.

Funguje i u běžných úkolů. Oprava, stěhování, diplomová práce, třídění dokumentů - všude pomůže vzpomenout si ne na vlastní plán, ale na to, jak to probíhalo u lidí, které znáš. Čím větší úkol, tím větší rozdíl mezi plánem a skutečností.