Sai lầm khi lập kế hoạch

Người ta thường giải thích sai lầm này là do thiếu kinh nghiệm, nhưng ở đây lại khác. Trong các thí nghiệm, người tham gia được yêu cầu ước tính thời gian cần cho công việc của mình, rồi ước tính thời gian cần để người khác làm đúng công việc đó. Ước tính cho chính mình lạc quan hơn rõ rệt, dù lượng thông tin họ có về nhiệm vụ là như nhau.

Sự khác biệt xuất hiện do góc nhìn. Khi nghĩ về công việc của mình, người ta nhìn từ bên trong: hình dung một chuỗi bước, trong đó bước nào cũng có vẻ nhanh. Khi nghĩ về công việc của người khác, họ nhìn từ bên ngoài và nhớ lại những việc như vậy thường kết thúc ra sao.

Góc nhìn từ bên trong gần như luôn vẽ ra một kịch bản trơn tru. Nó không tính đến đồng nghiệp bị ốm, lần phê duyệt bị quên, tệp bị hỏng và 3 việc lặt vặt phát sinh vào ngày cuối. Từng việc nhỏ riêng lẻ đều không thể đoán trước, nhưng khi gộp lại thì hoàn toàn có thể dự đoán.

Một cách làm hiệu quả không phải là cải thiện dự báo, mà là đổi góc nhìn. Thay vì hỏi "mình sẽ cần bao lâu?", hãy hỏi: "Những việc như thế này thường mất bao lâu với những người như mình?" Câu hỏi thứ hai gần như luôn cho câu trả lời chính xác hơn.

Cách này có một điểm khó chịu: nó đưa ra những câu trả lời khó chịu. Ước tính từ góc nhìn bên ngoài thường dài hơn con số bạn muốn nói, nên rất dễ bị gạt đi với lý do "trường hợp của mình khác". Đây thường là lúc cách làm này thất bại.

Cách này cũng hiệu quả với những việc thường ngày. Sửa nhà, chuyển nhà, làm luận văn, sắp xếp giấy tờ, trong mọi trường hợp, việc nhớ lại mọi chuyện đã diễn ra thế nào với người quen sẽ hữu ích hơn là nhớ kế hoạch của chính mình. Việc càng lớn, khoảng cách giữa kế hoạch và thực tế càng rộng.